Έχετε ψάξει στις ιστοσελίδες εργασίας, έχετε κάνει αίτηση και έχετε προγραμματίσει συνέντευξη για τη δουλειά των ονείρων σας και τώρα ετοιμάζεστε για το μεγάλο άλμα σε μια νέα εταιρεία ή θέση. Είτε η σχέση σας με την τρέχουσα δουλειά σας είναι σε εξαιρετικούς όρους είτε φεύγετε από μια δουλειά που μισείτε, δημιουργώντας ένα μεταβατικό σχέδιο για να προετοιμάσετε τον αντικαταστάτη σας και να καταφέρετε έτσι να μοιάζετε με έναν εκλεπτυσμένο επαγγελματία. Είναι ένας σπάνια απαιτούμενος, σπάνια ζητούμενος τρόπος για να αφήσετε την πρώην ομάδα σας με καλούς όρους και να ετοιμάσετε την εταιρεία σας να προχωρήσει χωρίς εσάς.
Ένα καλό σχέδιο μετάβασης έχει δύο στοιχεία. Πρώτον, το σχέδιο μετάβασης σας θα πρέπει να παρέχει ένα φύλλο εργασίας και ένα εγχειρίδιο οδηγιών για τις καθημερινές σας εργασίες και δεύτερον, θα πρέπει να σας προετοιμάσει να φύγετε με όλους τους πόρους και τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε τη μετάβαση με ομαλότητα.
Δημιουργήστε το σχέδιο μετάβασής σας
Ένα καλό σχέδιο μετάβασης καλύπτει όλες τις βάσεις για να επιτρέψει σε έναν διάδοχο να έρθει και να συνεχίσει από εκεί που σταματήσατε με όσο το δυνατόν λιγότερη ανάγκη για training.
Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν:
1. Οι Εργασιακές σας Ευθύνες
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να απαριθμήσετε κάθε καθήκον εργασίας και πόσο συχνά το κάνετε. Καταγράψτε τα μικρά πράγματα, όπως η δημιουργία ενός καθημερινού αντιγράφου ασφαλείας ή ο έλεγχος των email και τα μεγάλα πράγματα όπως η προετοιμασία μιας ετήσιας έκθεσης ή ο προγραμματισμός του πάρτι χριστουγέννων της εταιρείας. Επιστρέψτε και ελέγξτε την αρχική περιγραφή εργασίας σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε αφήσει τίποτα πίσω από τη λίστα.
2. Projects στα οποία εργάζεστε
Κάντε μια λίστα με όλα τα πρότζεκτ στα οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή, τόσο με αυτά που θα ολοκληρώσετε πριν φύγετε όσο και με αυτά που ενδέχεται να μην ολοκληρώσετε. Δημιουργήστε λίστα προτεινόμενων υπεύθυνων έργων καθώς και με τους οποίους συντονίζεστε αυτήν τη στιγμή. Καταγράψτε λεπτομέρειες με τις εργασίες, τα χρονοδιαγράμματα, τις επαφές και οποιεσδήποτε άλλες λεπτομέρειες που θα βοηθούσαν κάποιον να προσαρμοστεί και να μπορέσει εύκολα να συνεχίσει την δουλειά και την προσπάθεια σας απρόσκοπτα.
3. Περιγράψτε τις διαδικασίες που ακολουθείτε
Δημιουργήστε μια λίστα με επαναλαμβανόμενα tasks, ειδικά αυτά που δεν εμφανίζονται συχνά. Καταγράψτε τη διαδικασία βήμα προς βήμα σε στοιχειώδεις, εύκολες οδηγίες. Γράψτε το σαν να λέτε σε κάποιον που δεν έχει εμπειρία ή δεν έχει εργαστεί ποτέ στο γραφείο σας πώς να ολοκληρώσει αυτήν την εργασία.
4. Δημιουργήστε μια λίστα επαφών
Δημιουργήστε μια λίστα επαφών με αριθμούς τηλεφώνου, emails και λειτουργίες της εργασίας σας. Δημιουργήστε μια λίστα με πληροφορίες σύνδεσης και κωδικών πρόσβασης σε σημαντικούς λογαριασμούς και πόρους και φροντίστε να συμπεριλάβετε σημειώσεις γιατί χρησιμοποιούσατε αυτούς τους λογαριασμούς και σε τι βοηθούν σχετικά με την διεκπεραίωση των καθημερινών σας εργασιών.
Αφού δημιουργήσετε το σχέδιο μετάβασής σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρχειοθετήσει και συγκεντρώσει τυχόν πόρους που θα χρειαστείτε κατά τη μετάβαση. Καθαρίστε την προσωρινή μνήμη στον υπολογιστή σας στο χώρο εργασίας και διαγράψτε τυχόν αποθηκευμένους κωδικούς πρόσβασης.
Προωθήστε τυχόν εγγεγραμμένα ενημερωτικά δελτία στον προσωπικό σας λογαριασμό email και καταργήστε την εγγραφή του email εργασίας σας. Φροντίστε να μεταφέρετε τυχόν σημαντικούς λογαριασμούς, όπως στοιχεία πληρωμής και πληροφορίες ασφάλισης υγείας στο προσωπικό σας email. Αρχειοθετήστε τυχόν κωδικούς πρόσβασης που μπορεί να χρειαστείτε για προσωπικούς λογαριασμούς που σχετίζονται με το email της εργασίας σας.
Αφιερώνοντας χρόνο για να σχεδιάσετε τη στρατηγική της αποχώρησης σας και να δημιουργήσετε ένα συστηματικό σχέδιο μετάβασης όχι μόνο θα ανακουφίσει κάποιο από το άγχος της μετάβασης, αλλά θα σας επιτρέψει να φύγετε με αξιοπρέπεια και ομαλότητα. Ένα σταθερό σχέδιο μετάβασης αφήνει τον πρώην εργοδότη σας σε καλή θέση και βοηθά να παρέχετε την καλύτερη ευκαιρία για επιτυχία σε όποιον σας αντικαταστήσει.
